Ενημέρωση ενόψει της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
1. Εισαγωγή
H εταιρεία «EKΠΑΙΔΕΥΤΗΡΙΑ Ε. ΜΑΝΤΟΥΛΙΔΗ ΑΕ» (στο εξής «η Εταιρεία») αντιμετωπίζει με υπευθυνότητα και ως πρωταρχικής σημασίας τα ζητήματα προστασίας προσωπικών δεδομένων και ιδιωτικότητας. Στο πλαίσιο αυτό για να ενημερώσουμε τους υποψήφιους εργαζόμενους σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων δημοσιεύουμε την παρούσα σύμφωνα με το άρθρο 13 του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων, την οποία και παρακαλούμε να διαβάσετε προσεκτικά.
2. Συλλογή και επεξεργασία προσωπικών δεδομένων
Προσωπικά Δεδομένα που συλλέγονται από τους υποψηφίους περιλαμβάνουν:
• Όνομα και Επώνυμο
• Πατρώνυμο, Μητρώνυμο
• Φύλο
• Ηλικία
• Στοιχεία επικοινωνίας (αριθμός τηλεφώνου, email, φυσική διεύθυνση)
• Οικογενειακή Κατάσταση
• Αρ. παιδιών
• Στοιχεία ταυτοποίησης (αρ. ταυτότητας ή διαβατηρίου)
• Υπηκοότητα
• Στρατολογική κατάσταση (για τους άνδρες υποψήφιους)
• Εργασία συγγενών στην Εταιρεία
• Συστάσεις
• Παλαιότερη σχέση με την Εταιρεία
• Στοιχεία εκπαίδευσης
• Στοιχεία προϋπηρεσίας σε άλλες επιχειρήσεις
• Ενδιαφέροντα
• Βιογραφικό σημείωμα
• Άλλες πληροφορίες που παρέχονται από τους υποψηφίους μέσω ιστοσελίδων ευρέσεως εργασίας, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτοπροσώπως σε συνεντεύξεις ή/και με οποιαδήποτε άλλη μέθοδο
• Προσωπικά Δεδομένα που συλλέγονται από άλλες πηγές για τους υποψηφίους και περιλαμβάνουν: επαλήθευση των πληροφοριών που παρέχονται κατά τη διαδικασία πρόσληψης, επικοινωνώντας με τα σχετικά τρίτα μέρη (για παράδειγμα, προηγούμενους εργοδότες, εκπαιδευτικούς φορείς ή/και ιδρύματα και παρόχους προσόντων)
• Πληροφορίες από ιστότοπους κοινωνικής δικτύωσης στους οποίους ο υποψήφιος εργαζόμενος είναι μέλος και σχετίζονται με σκοπούς εύρεσης εργασίας και πρόσληψης
• Πληροφορίες από γραφεία ευρέσεως εργασίας και εταιρείες αξιολόγησης υποψηφίων.
Δημιουργία προσωπικών δεδομένων κατά τη διάρκεια της διαδικασίας των προσλήψεων.
Στο πλαίσιο της διαδικασίας προσλήψεων η Εταιρεία δημιουργεί προσωπικά δεδομένα σε σχέση με τους υποψήφιους όπως: Συνέντευξη, Συμπλήρωση τεστ (γραπτών και ηλεκτρονικών) και αποτελέσματα αξιολόγησης
5. Σκοποί επεξεργασίας
Η Εταιρεία συλλέγει και επεξεργάζεται τα δεδομένα των υποψήφιων εργαζόμενων που αναφέρονται ανωτέρω, για τους ακόλουθους σκοπούς:
• Να εξετάζει τις αιτήσεις των υποψήφιων αναφορικά με κάποια συγκεκριμένη θέση εργασίας.
• Να επικοινωνεί με τους υποψήφιους κατά τη διαδικασία πρόσληψης.
• Να εμπλουτίζει τα δεδομένα που έχει λάβει από τους υποψηφίους με πληροφορίες από τρίτα μέρη.
• Να επιτευχθεί η εύρεση κατάλληλων υποψήφιων, για να συμπληρωθούν κενές θέσεις εργασίας.
• Να τηρείται αρχείο αναφορικά με τις προσλήψεις.
• Να διασφαλιστεί η συμμόρφωση της Εταιρείας με τις απαιτήσεις που θέτει το νομικό πλαίσιο στο οποίο υπόκειται.
Η Εταιρεία ενδέχεται να χρησιμοποιεί τρίτα μέρη/συνεργάτες/εξειδικευμένο προσωπικό για την επιλογή υποψήφιων προς αξιολόγηση, βάσει συγκεκριμένων κριτηρίων που έχει ορίσει, ωστόσο η διαδικασία εύρεσης κατάλληλων υποψηφίων δεν είναι αυτοματοποιημένη και οποιαδήποτε απόφαση σχετικά με την επιλογή ατόμων για την κάλυψη της θέσης εργασίας γίνεται από το προσωπικό της Εταιρείας.
6. Νομική βάση
Νομική βάση για τη συλλογή και την επεξεργασία των δεδομένων των υποψήφιων αποτελεί το έννομο συμφέρον της Εταιρείας, και πιο συγκεκριμένα η πρόσληψη κατάλληλου προσωπικού ανά θέση εργασίας για την επιχείρηση.
Κατά τη συλλογή των προσωπικών δεδομένων από τους ίδιους τους υποψήφιους, η Εταιρεία θα ενημερώνει τους υποψήφιους σχετικά με το εάν η παροχή των κατά περίπτωση αιτούμενων προσωπικών δεδομένων είναι υποχρεωτική ή όχι. Σε περίπτωση μη παροχής κάποιων εκ των αιτούμενων πληροφοριών, όπως λ.χ. μη αποστολής απαιτούμενου πτυχίου, η Εταιρεία δεν θα μπορεί να αξιολογήσει τους υποψήφιους για τη συγκεκριμένη θέση που αφορά η αίτησή τους.
Όταν υποψήφιοι εργαζόμενοι αποστέλλουν βιογραφικά σημειώματα ή προσωπικές πληροφορίες στην Εταιρεία με δική τους πρωτοβουλία, χωρίς η Εταιρεία να έχει προκηρύξει κάποια συγκεκριμένη ανοιχτή θέση εργασίας, οι υποψήφιοι παρέχουν τη συναίνεσή τους για την επεξεργασία των δεδομένων τους, σύμφωνα με τα όσα ορίζει το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο και η παρούσα δήλωση.
7. Αποδέκτες των προσωπικών δεδομένων - Διαβιβάσεις
Τα προσωπικά δεδομένα των υποψήφιων εργαζόμενων διαβιβάζονται και τυγχάνουν επεξεργασίας από την ιδία και το προσωπικό της.
Η Εταιρεία μπορεί να διαβιβάσει δεδομένα των υποψήφιων εργαζόμενων στο πλαίσιο της συνεργασίας της με παρόχους που παρέχουν υπηρεσίες οι οποίες απαιτούν τη χρήση ή/και τη δημιουργία δεδομένων σχετικά με τους υποψήφιους εργαζόμενους, αναφορικά με τους σκοπούς που περιγράφονται στην παρούσα δήλωση και σύμφωνα με το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο. Σε αυτές τις περιορισμένες περιπτώσεις, επιλεγμένα τρίτα μέρη μπορεί να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα των υποψήφιων εργαζόμενων. Προτού αποκαλυφθεί οποιαδήποτε πληροφορία σε τρίτο μέρος, η Εταιρεία θα διασφαλίσει ότι κάθε παραλήπτης έχει δεσμευτεί από αυστηρά πρότυπα ασφαλείας και τήρηση εμπιστευτικότητας.
Τρίτο μέρος στο οποίο ενδέχεται να διαβιβαστούν τα δεδομένα σας ή/και το Βιογραφικό σας Σημείωμα είναι π.χ. η εταιρεία «EDU-TAILORS ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΙΚΕ» ή/και ο Σύλλογος «ΜΑΣ ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ ΜΑΝΤΟΥΛΙΔΗΣ»
Σε περίπτωση συγχώνευσης ή/και εξαγοράς, η Εταιρεία ενδέχεται να κοινολογήσει τις πληροφορίες των υποψήφιων εργαζόμενων σε εμπλεκόμενα τρίτα μέρη.
H Εταιρεία δεν πωλεί ή εμπορεύεται τα δεδομένα των υποψήφιων εργαζόμενων σε τρίτους. Ενδέχεται να είναι υπόχρεη ως προς την αποκάλυψη ορισμένων δεδομένων υποψήφιων σε τρίτα μέρη, όπως κυβερνητικές αρχές, σύμφωνα με τους ισχύοντες νόμους. Επιπλέον, δύναται να κοινολογήσει δεδομένα υποψήφιων εργαζόμενων, εφόσον είναι απαραίτητο για την προστασία των νομικών δικαιωμάτων της, σύμφωνα με τους ισχύοντες νόμους.
8. Ασφάλεια
Η Εταιρεία λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα ασφάλειας, για να διασφαλίσει την καλύτερη δυνατή φύλαξη όλων των προσωπικών δεδομένων και την αποφυγή κατά λάθος απώλειας, χρήσης ή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης στα προσωπικά δεδομένα και περιορίζει την πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα των υποψήφιων σε άτομα που πραγματικά τη χρειάζονται για την εκτέλεση των καθηκόντων τους.
Τα πρόσωπα που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό της Εταιρείας πράττουν ανάλογα με την εξουσιοδότηση που τους έχει δοθεί από αυτή και δεσμεύονται ως προς την εμπιστευτικότητα των ενεργειών τους. Η Εταιρεία έχει θεσπίσει διαδικασίες για την αντιμετώπιση τυχόν παραβιάσεων ασφάλειας δεδομένων, προκειμένου να είναι σε θέση να συμμορφώνεται με τις νόμιμες υποχρεώσεις της σε περίπτωση παραβίαση προσωπικών δεδομένων.
Παρά το γεγονός ότι η Εταιρεία λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα ασφάλειας για τη διαφύλαξη της εμπιστευτικότητας, της ακεραιότητας και της διαθεσιμότητας των προσωπικών δεδομένων, η διαβίβαση πληροφοριών μέσω του διαδικτύου δεν είναι ποτέ απολύτως ασφαλής. Ως εκ τούτου δεν μπορεί να εγγυηθεί την ασφάλειά τους, όταν μεταδίδονται μέσω οποιουδήποτε ηλεκτρονικού μέσου, επομένως οποιαδήποτε διαβίβαση τέτοιου τύπου γίνεται με ευθύνη του αποστολέα.
9. Αποθήκευση
Τα προσωπικά δεδομένα των υποψήφιων εργαζομένων αποθηκεύονται σε διακομιστές που βρίσκονται στην Ελλάδα και δεν διαβιβάζονται σε τρίτες χώρες.
Οι χώρες του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου θεωρούνται ότι παρέχουν το ίδιο επίπεδο προστασίας των προσωπικών δεδομένων, όπως επίσης και η Ελλάδα. Αν στο μέλλον η Εταιρεία διαβιβάσει προσωπικά δεδομένα εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, αναλαμβάνει την υποχρέωση να ενημερώσει τα υποκείμενα των δεδομένων και να εξασφαλίσει τις ενδεδειγμένες ή κατάλληλες εγγυήσεις για την προστασία των προσωπικών δεδομένων που διαβιβάζονται.
10. Χρόνος διατήρησης
Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας αξιολόγησης και την πρόσληψη του αναγκαίου αριθμού υποψήφιων που έχει προβλεφθεί από την Εταιρεία για την κάλυψη των θέσεων, τα δεδομένα των υποψήφιων οι οποίοι δεν θα προσληφθούν άμεσα, διατηρούνται στο αρχείο για εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο θα καθορίζεται από τις ανάγκες τις Εταιρείας για την πλήρωση των θέσεων και θα γνωστοποιείται στους συμμετέχοντες.
Συγκεκριμένα, τα στοιχεία που υποβάλλονται και αφορούν στα Βιογραφικά καθώς και τα τεστ και οι αξιολογήσεις τους διατηρούνται από την Εταιρεία για χρονικό διάστημα ενός (1) έτους και στη συνέχεια διαγράφονται από το σύνολο των βάσεων. Διευκρινίζεται ότι η διαγραφή πραγματοποιείται στο τέλος του ημερολογιακού έτους εντός του οποίου συμπληρώνεται το χρονικό διάστημα του ενός (1) έτους.
Ανάκληση της συγκατάθεσης για τα ανωτέρω είναι δυνατή ανά πάσα στιγμή με την αποστολή σχετικού αιτήματος στην ακόλουθη ηλεκτρονική διεύθυνση: dpo@mandoulides.edu.gr
Το αίτημα προς ανάκληση δεν επηρεάζει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που έλαβε χώρα μέχρι εκείνη τη στιγμή.
11. Δικαιώματα των υποκειμένων
Σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων τα υποκείμενα μπορούν να ασκήσουν τα ακόλουθα δικαιώματα:
• Να ενημερώνονται αναφορικά με την επεξεργασία των δεδομένων τους.
• Να έχουν πρόσβαση στα προσωπικά τους δεδομένα.
• Να απαιτήσουν τη διενέργεια διορθώσεων σε ανακριβή στοιχεία που τα αφορούν και τηρούνται από την Εταιρεία.
• Να απαιτήσουν τη διαγραφή προσωπικών δεδομένων που τα αφορούν σε ορισμένες περιπτώσεις.
• Να λάβουν τα προσωπικά δεδομένα που τα αφορούν και έχουν παράσχει στην Εταιρεία, σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο, καθώς και να αιτηθούν τη διαβίβαση των δεδομένων αυτών σε τρίτους σε ορισμένες περιπτώσεις.
• Να αντιταχθούν, ανά πάσα στιγμή, στην επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων.
• Να αιτηθούν τον περιορισμό της επεξεργασίας των προσωπικών τους δεδομένων σε ορισμένες περιπτώσεις.
• Να υποβάλλουν παράπονο ή καταγγελία στην εποπτική αρχή, ήτοι στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).
12. Αλλαγές στην παρούσα δήλωση ιδιωτικότητας
Η Εταιρεία διατηρεί το δικαίωμα να τροποποιεί και να αναπροσαρμόζει την παρούσα δήλωση, όποτε κρίνεται αυτό αναγκαίο, λόγω νομικών, τεχνικών ή επιχειρηματικών εξελίξεων και οι εκάστοτε αλλαγές τίθενται σε ισχύ από την κοινοποίησή τους, είτε με την ανάρτησή τους στο διαδίκτυο ή με οποιοδήποτε άλλον τρόπο η Εταιρεία κρίνει πρόσφορο και να εξασφαλίζει τη συγκατάθεση των υποκειμένων των δεδομένων όπου αυτό απαιτείται από το ισχύον νομικό πλαίσιο.
13. Στοιχεία επικοινωνίας των Εκπαιδευτηρίων
Για την άσκηση των ανωτέρω δικαιωμάτων σας, καθώς και για οποιαδήποτε επικοινωνία σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα, παρακαλούμε να επικοινωνείτε με αποστολή ηλεκτρονικού μηνύματος στη διεύθυνση: dpo@mandoulides.edu.gr